So wird das Event im Tagungshotel zum Erfolg

Für eine Veranstaltung in einem Tagungshotel bedarf es der optimalen Vorbereitung. Diese betrifft die Speaker und die TeilnehmerInnen gleichermaßen.

Auswahl der passenden Location

Welche Voraussetzungen ein Tagungshotel erfüllen muss, ergibt sich aus den Abläufen. Zu diesen kann beispielsweise ein Rahmenprogramm gehören. In jedem Fall sollte das Tagungshotel

  • sehr gut ausgestattet sein und über Räume mit dem technischen Equipment für die Seminare verfügen,
  • sich als Tagungsort profiliert haben,
  • Möglichkeiten zur Erholung bieten,
  • gut erreichbar sein,
    ausreichend viele Unterkunftsmöglichkeiten bereitstellen,
  • Wellness, Ausflüge und ein Rahmenprogramm anbieten sowie
  • eine gastronomische Versorgung auf hohem Niveau gewährleisten.
  • Vorbereitung für Sprecher und TeilnehmerInnen

Die Sprecher sollten auf wenige Themen fokussieren. Vielfach geraten Speaker in die Versuchung, aufgrund des seltenen Ereignisses einer Tagung ihre Vorträge mit allen erdenklichen Themenkomplexen vollzupacken. Doch es hat sich gezeigt, dass die Zuhörer davon nicht allzu viel mitnehmen. Günstiger ist der Fokus auf wenige – zwei bis drei – miteinander verwandte Themen, die im Vorfeld angekündigt werden. Das ermöglicht den TeilnehmerInnen eine adäquate Vorbereitung. Sie können sich zu den Themen Fragestellungen notieren und Vorab-Infos einholen. Auch die Zeitplanung gelingt dadurch besser. Die Verantwortlichen für die Vorbereitung der Tagung können abgeleitet von den Referententhemen die richtigen Gäste einladen. Es gilt zudem, eine zeitliche Relation zwischen Vortrag, Fragestunde und Diskussion festzulegen. Der Zeitplan darf dabei nicht zu eng gesteckt werden, denn Diskussionen können durchaus ausufern. Wenn diese Planung abgeschlossen ist, lässt sich ein passendes Rahmenprogramm auswählen, das die Tagung auflockert.

Inhalte und Interessen aufeinander abstimmen

Bestimmte Inhalte eignen sich für einen unterschiedlich großen und unterschiedlich vorgebildeten Teilnehmerkreis. Es gilt grundsätzlich: Je mehr Zuhörer einem Vortrag lauschen, desto schlechter lässt sich ein Thema vertiefen. Fragen müssen gestattet sein, doch unter vielen Zuhörern können sich einige befinden, die mit echten Expertenfragen aufwarten, die für den Rest des Teilnehmerkreises nur mäßig interessant sind. Wenn ein Thema hohe Expertise erfordert, ist es besser, kleinere Gruppen für gesonderte Seminare zu bilden. Tagungshotels bieten daher sowohl große Konferenzräume als auch kleine Seminarräume – jeweils mit der nötigen technischen Ausstattung – für ein und dieselbe Tagung an. Des Weiteren sollten die Inhalte strikt auf brennende Interessen der Zuhörer stoßen. Wenn sich ein Unternehmen beispielsweise aktuell im digitalen Wandel befindet, ist es sinnvoll, eine Tagung exakt zu diesem Thema und keinem anderen durchzuführen. Das ist oft nicht einfach, weil Tagungen längerfristig geplant werden und Probleme kurzfristig auftauchen. Doch es schafft durch die immerhin kostenträchtige Tagung echte Mehrwerte.

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